LIÇÕES APRENDIDAS E A SUA IMPORTÂNCIA EM PROJETOS

Em todos os projetos a utilização de informações passadas representará um grande diferencial entre atingirmos o sucesso ou cometermos novamente os mesmos erros. Independente do tamanho ou da complexidade dos projetos sejam eles simples ou complexos, estas informações passadas são diferenciais importantes, citemos por exemplo em dois processos importantes na gestão de qualquer projeto. Durante o processo de planejamento, quando dispomos de informações históricas relativas a questões de prazos, custos, pessoas, equipamentos, entre outras, podemos obter uma visão mais precisa na hora de decidirmos se realizamos ou não um determinado projeto, entretanto, para que isso tudo funcione direito, precisamos de formas estruturadas para registro e criação de tal conhecimento, a fim de que todos os profissionais de nossa empresa tenham acesso a estas informações, tanto em projetos presentes como futuros, gerando com isso lições aprendidas e uma melhoria contínua nas empresas.

Tomando o conceito de Projetos “esforços temporários para criar algo único”, podemos entender que em virtude dos projetos serem temporários e únicos, estaremos sempre nos deparando com novidades relativas ao projeto em que estamos atuando no momento, entretanto o que consideramos como “novidade” em algum momento da vida de nossa empresa pode ter ocorrido em determinado projeto, logo se nossa empresa possui alguma forma de armazenar tais “novidades” (que geram lições aprendidas) podemos acessar as mesmas tornando maior a probabilidade de sucesso de nosso projeto.

Inevitavelmente ao realizamos novos projetos, no qual já tenhamos alguma experiência na área, iremos nos deparar com situações que passamos em projetos passados e nessa hora sempre pensaremos: “eu lembro de ter feito isso e deu certo” ou “ eu lembro de ter trabalhado com este fornecedor e ele não me atendeu conforme meu planejamento”. Ao lembrarmos disso e aplicamos em nosso projeto instintivamente, estamos usando o conceito das lições aprendidas, porem dentro de uma organização complexa, cheia de interações e inúmeras tarefas sendo executadas ao mesmo tempo, talvez não sejamos capazes de ter tanto conhecimento, para puxarmos em nossa memória se fizemos isso ou aquilo, nessa hora é que devemos pensar que nosso conhecimento poderá ajudar aos nossos colegas e vice-versa, para isso o principal aspecto para que as lições aprendidas sejam uma ferramenta de conhecimento bilateral, passa pela documentação das mesmas.

Como exemplos importantes na história da indústria mundial onde as lições aprendidas foram e ainda são aplicadas tornado as empresas um lugar melhor para todos, podemos citar:

Empresa Boeing:

A Boeing, após graves problemas com o lançamento de seus modelos 737 e 747, tomou a decisão de formar um grupo de funcionários de alto nível intitulado Project Homework (Projeto Dever de Casa) a fim de avaliar os projetos das aeronaves 737 e 747 em relação aos seus modelos anteriores de grande sucesso (707 e 727). Como resultado deste trabalho o grupo obteve um conjunto de Lições Aprendidas a serem aplicadas em projetos futuros o que possibilitou a seus lançamentos posteriores (os modelos 757 e 767) tornarem-se os projetos de maior sucesso e menor número de erros de toda a história da companhia.

Toyota:

Durante o processo de produção nas fábricas da TOYOTA seus funcionários (independente da área que trabalham) são estimulados a estarem envolvidos em seus processos e buscarem a todo instante melhorias no mesmo a fim de torna-lo mais eficientes. A empresa tem por características promover situações de debate com foco em melhoria, os chamados Kaizens, onde após detectadas possíveis situações de melhoria, as mesmas são testadas, padronizadas, documentadas e implantadas nas áreas pertinentes.

Em ambos os exemplos se observa que o conhecimento não deve ser exclusivo da pessoa e sim compartilhado com todos os envolvidos, esse sentimento permite que tornemos o trabalho de todos cada vez melhor mais eficiente ajudando nossas empresas a crescerem torna-as mais fortes.

Atualmente, somos muito cobrados pelo dinamismo e agilidade, entretanto não podemos abrir mão de registrar nossos cases de sucesso e de fracasso em nossos projetos, não podemos deixar tais informações somente em nossas cabeças, temos de compartilha-la e arquivá-la a fim de que mais pessoas tenham acesso para uso em projetos dentro das empresas.

Papel da Empresa.

Como empresas devemos pensar que registrar erros não é achar culpados, e a valorização não pode ser baseada apenas no fato de essa ou aquela pessoa ter muito conhecimento. O conhecimento é um patrimônio da empresa e deve estimulado através da contribuição dos profissionais que nela trabalham e, em um mundo com inúmeras oportunidades tecnológicas para todos o conhecimento dentro da cultura da empresa será um diferencial importante.

O papel do profissional: Que benefícios terei?

Como profissionais muitas vezes ficamos preocupados em compartilhar esta ou aquela informação ou conhecimento (lição positiva ou negativa), o motivo disso está ligado a sentimento de que “se o meu chefe souber o que errei, poderei perder o emprego” ou “ se souberem o que eu fiz não precisarão de mim” esse sentimento obviamente é movido pelo medo de não sermos mais importantes e nos tornarmos descartáveis. Entretanto, devemos procurar justamente o contrário. No momento em que nos colocamos em uma situação colaborativa dentro da empresa, apontando os momentos em que tivemos sucesso ou não e as causas dos mesmos acabamos por gerar um círculo de credibilidade e compartilhamento dentro da empresa o que, aos olhos de líderes preparados, pode nos abrir muitas portas de crescimento profissional dentro da empresa.

Também devemos lembrar que hoje podemos estar colaborando com o conhecimento, mas uma hora estaremos necessitando do conhecimento de outras pessoas, ou seja, lições aprendidas é uma rota de mão dupla.

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Como documentar as lições aprendidas?

Quando pensamos em lições aprendidas geralmente pensamos em sistemas de registro complexos, porem toda a empresa entenderá o momento certo de estruturar e detalhar seu processo de registro, seja através de uso de softwares, documentos. Devemos apenas citar um pré-requisito importante, onde quanto maior número de informações melhor para todos. Aqui cabe citar uma dica importante, onde em muitos casos imagens ajudam muito neste tipo de registro, pois como o próprio ditado diz “uma imagem vale mais do que mil palavras”.

Outro ponto que devemos lembrar é que nunca é tarde para começar a registar nossos erros e acertos e não é porque nossa empresa tem 20 ou 30 anos que não podemos iniciar este processo de lições aprendidas.

Enfim, o sucesso das empresas e dos profissionais não passa somente pelo uso de tecnologias de ponta, mas também e principalmente pelos conhecimentos desenvolvidos ao longo de nossa trajetória e o caminho para isso, pode estar nas lições aprendidas.

Antônio Carlos da Costa Valente
Victor Meireles Aires