O QUE É O GUIA PMBOK?

Para aqueles que convivem diretamente com a Gestão de Projetos, o termo PMBOK é algo comum, corriqueiro. Entretanto para quem está se iniciando seus estudos em gestão de projetos ou se deparando com este nome pela primeira vez, PMBOK ainda é algo desconhecido, nublado ou até mesmo assustador.

Na prática, o Guia PMBOK (Project Management Body of Knowledge) conhecido no Brasil como Um Guia do Conhecimento em Gerenciamento de Projetos é um livro, ou um guia como o próprio nome diz, desenvolvido pelo PMI (Project Management Institute) e reeditado há cada quatro anos, que compila os conhecimentos das boas práticas aplicadas no Gerenciamento de Projetos. Este guia está atualmente na sua 5° edição, mas a 6° Edição tem previsão de chegada ainda este ano.

Cabe sempre lembrar que que o PMBOK não é uma norma ou uma metodologia a ser seguida na gestão de projetos, mas sim um apanhando geral de informações, de linguagem comum à profissão de gerente de projetos, de conhecimentos, de boas práticas que auxiliam no start, desenvolvimento, execução, controle e encerramento dos mais variados tipos de projetos.

Por possui uma abordagem generalista, ou seja, não se concentrando neste ou naquele tipo de projeto, o Guia PMBOK pode ser adotado nas mais diversas situações de projetos e culturas organizacionais de empresas, sendo um importante aliado para o sucesso de projetos.

O Guia PMBOK se divide em Grupos de Processos, áreas de conhecimentos, áreas estas que acabam por englobar todas as situações inerentes ao desenvolvimento dos projetos e processos que por sua vez promovem a interação entre as áreas de conhecimento e os grupos de processos.

Dentro as áreas de conhecimento o Guia PMBOK aborda 10 visões as quais a partir da aplicação das mesmas em nossos projetos, conseguimos melhorar os resultados.

1. Gerenciamento da Integração: trata da conexão, da interligação dos processos entre as outras nove áreas de conhecimento existentes.

2. Gerenciamento do Escopo: aborda os processos envolvidos na verificação, na inclusão de todos os trabalhos necessários à execução do projeto.

3. Gerenciamento do Tempo: descreve os processos relativos a realização do projeto dentro do prazo planejado.

4. Gerenciamento dos Custos: aborda os processos inerentes ao planejamento, estimativa, orçamentação e controle de custos do projeto.

5. Gerenciamento da Qualidade: descreve os processos de garantia da qualidade para que o mesmo atinja os objetivos para o qual foi idealizado.

6. Gerenciamento dos Recursos Humanos: descreve os processos de organização e gerenciamento das equipes envolvidas.

7. Gerenciamento da Comunicação: descreve processos ligados a geração, coleta, distribuição e armazenamento das informações do projeto de forma adequada.

8. Gerenciamentos dos Riscos: aborda os processos inerentes a gestão dos riscos diretos e indiretos envolvidos no projeto.

9. Gerenciamento das Aquisições: descreve os processos de compra de produtos, serviços ou resultados do projeto.

10. Gerenciamento das Partes Interessadas: busca identificar e gerenciar as partes envolvidas (Stakeholders) direta e indiretamente no projeto.

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Outro aspecto importante, principalmente paras as pessoas que acreditam que a aplicação destas boas práticas, podem ser complexas, ou até mesmo para aqueles que estão iniciando seu estudos e aplicações, é que dentro do Guia PMBOK nos apresenta 47 processos, ou seja, caminhos a seguir, com ferramentas recomendadas que nos ajudam a conduzir a elaboração de nossos projetos, dentro das boas práticas mundialmente consolidadas.

PMBOK 6° edição

O Guia PMBOK® – Um Guia do Conhecimento em Gerenciamento de Projetos do PMI entre na sua 6ª edição. Com publicação prevista para setembro de 2017. A principal publicação do PMI foi atualizada para refletir as melhores práticas em gerenciamento de projetos. Na 6ª edição, cada área de conhecimento trará uma seção com abordagens para ambientes ágeis, iterativos e adaptativos, descrevendo como essas práticas se integram nas configurações do projeto. O guia também dará mais ênfase ao conhecimento estratégico e de negócios - incluindo a discussão de documentos de negócios em gerenciamento de projetos - e informações sobre o Triângulo de Talentos do PMI (PMI Talent Triangle ™) e as habilidades essenciais para o sucesso no mercado atual.

FONTE: https://brasil.pmi.org/brazil/GuiaPMBOK6edicao

Trazendo um pouco estudos e pesquisas realizados pelo PMI, através dos relatórios PMI’s Pulse of the Profession®, estes mostram benefícios obtidos por empresas que aplicam em suas estruturas as boas práticas e resultados destes benefícios.

Desta forma, utilizando o a base de conhecimento do Guia PMBOK e também respeitando a realidade de nossa empresa, estágio de maturidade, formação e trabalho em equipe e cultura, teremos grande chance de entregar nossos projetos dentro dos objetivos previamente alinhados e com resultados positivos em termos de custo, qualidade, prazo de entrega, entre outros.

A3 – UMA FORMA CONCISA DE RESOLUÇÃO DE PROBLEMAS

O mundo está ágil! Isso é um fato. As respostas, as resoluções de problema, a criatividade e a inovação devem acompanhar a velocidade do mundo.

No contexto atual de muitas empresas, tempo é dinheiro e, membros do conselho de gestão, têm pouco tempo para avaliar e contribuir na resolução dos problemas, nesse momento a ferramenta A3 é uma grande aliada na hora de transmitir as informações de forma simples, objetiva e visual.

Mas como fazer isso? Como conseguir de maneira ágil, eficiente e eficaz solucionar situações com que nos deparamos diariamente dentro de nossas empresas ou apresentar propostas de melhoria e tudo isso sem a burocratização?

Existem muitas formas de aliar agilidade, assertividade e simplicidade e, com isso solucionarmos nossos problemas ou promover melhorias. Dentre essas formas a proposta A3 é uma ferramenta bastante difundida dentro das indústrias. Esta ferramenta de pensamento ou processo, desenvolvida sob a forma de um relatório, que deve caber em uma folha formato A3 (297 x 420mm), se consolidou na Toyota e, na prática, é uma forma de se comunicar, de aprender e resolver problemas.

A proposta A3 além de fatores relacionados a simplicidade e objetividade, também promove os seguintes benefícios:

Um relatório A3, estrutura-se basicamente no ciclo PDCA e, deve:

1. Descrever o problema enfrentado;

2. Analisar a situação como um todo;

3. Estudar, compreender a causa raiz do problema;

4. Identificar, estabelecer o resultado esperado;

5. Propor ações corretivas ou contramedidas;

6. Definir um plano de ação, ou seja, a forma de combater (via ações corretivas ou contramedidas adotadas) o problema, a causa raiz;

7. Ter um acompanhamento do plano de ação proposto;

É importante também frisar, que antes de iniciarmos a elaboração do A3, devemos nos fazer algumas perguntas básicas, a fim de facilitar a aplicação desta ferramenta com nossa equipe:

1. Qual é meu público? O que ele sabe sobre a situação/problema enfrentado?

2. Qual é o problema ou a necessidade que estou buscando resolver?

3. Qual meu nível de conhecimento sobre o problema ou necessidade?

Assim como o processo de planejamento, que pode ser constantemente revisto em função do status atual do projeto, caso o plano de ação, após aplicação, demonstre-se ineficiente ou insuficiente para atender aos resultados esperados, a equipe volta a se reunir para elaboração de novo A3, de novo plano de ação. Dessa forma, e com o comprometimento da equipe o processo de pensamento A3 torna-se mais eficaz e colaborativo e os ganhos de agilidade e assertividade na resolução de problemas tornam-se significativos.

Os desperdícios: Superprodução - Charges Fives #04

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5W2H – PLANEJANDO AÇÕES

Durante o ciclo de vida de nossos projetos, sejam em momentos iniciais de concepção como em fases de planejamento ou execução, passamos por momentos de dúvidas, divergências ou problemas e precisaremos lidar com essas situações buscando alternativas para a solução das mesmas, nessa hora, um importante aliado da equipe do projeto é a ferramenta 5W2H.

A ferramenta 5W2H foi criada para auxiliar a resolução de problemas baseada em respostas a 7 perguntas básicas (os 5W e os 2H) que resultam em um mapa, um retrato das atividades que deveremos pôr em prática, tornando nossas ações mais claras e assertivas.  

O 5W2H pode ser adotado em qualquer etapa ou atividade de um projeto, por menor que seja e, com certeza vai colaborar em muito para o desenvolvimento e controle de atividades tais como desenvolvimento de um novo produto ou ideia, elaboração de um planejamento estratégico ou de marketing, entre outros.

Traduzindo os números em letras...

Decompondo-se 5W2H temos as seguintes perguntas em inglês: What; Why; Where; When, Who; How e How much, que na prática representam:

1. WHAT? (O QUÊ?): devemos responder O QUE SERÁ FEITO, ou seja, qual nossa atividade, nossa entrega, nossa meta, objetivo.
2. WHY? (POR QUÊ?): POR QUÊ SERÁ FEITO, isto é, qual o motivo para o desenvolvimento deste projeto ou atividade, quais os benefícios que a mesma irá gerar.
3. WHERE? (ONDE?): definição de onde a atividade ou projeto será realizado.
4. WHEN? (QUANDO?): quando será executado a atividade, qual o prazo de execução, isto é, fatores relativos ao tempo ou cronograma.
5. WHO? (QUEM?): quem será o responsável pelo desenvolvimento, quais as pessoas envolvidas e seu poder de tomada de decisões.
6. HOW? (COMO?): como as atividades serão desenvolvidas, os métodos adotados, a infraestrutura necessária, a sequência de execução, entre outros.
7. HOW MUCH? (QUANTO?): quais os custos ou quantidades envolvidas para o desenvolvimento da atividade.

Embora seja uma técnica relativamente simples, o 5W2H demanda de um treinamento e aprendizado constante, portanto recomenda-se que não se faça a mesma sozinho, mas sim em companhia da equipe e com a colaboração e participação de todos o que além de gerar uma matriz mais correta, proporciona o comprometimento e empoderamento da equipe na tomada das decisões, gerando dentro da empresa uma cultura cooperativa. 

Cronograma - Charges Fives #03

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BRAINSTORMING: CRIANDO IDEIAS

Continuamente em nossas vidas pessoais e profissionais, estamos sujeitos a situações, a problemas que temos de resolver, e neste momento somos tomados por ideias as quais precisamos, analisar ou compartilhar com outras pessoas de maneira a chegarmos nos resultados que desejamos.  

Olhando para o aspecto profissional, como membros de equipes, líderes ou gestores o desenvolvimento de soluções é algo rotineiro, entretanto em muitos casos não há uma lógica sistematizada para a criação e desenvolvimento destas ideias e soluções e, embora muitas dessas soluções deem certo, isto é, resolvam os problemas apresentados, não existe uma garantia que a solução adotada seja a melhor em termos de prazo, qualidade, desempenho, economia entre outros.

Indo ao encontro da busca pelas melhores soluções, a Técnica de Brainstorming é uma excelente aliada. Esta técnica promove a geração de ideais através da interação e exercícios mentais tem por com o objetivo potencializar a criatividade, para a criação ou resolução de um determinado problema, sendo muito usada em diversos seguimentos ou situações dentro das empresas.

O Brainstorming, de forma geral, resume-se a uma reunião composta por três momento específicos, a Geração de Ideias, a Fase de Questionamentos e a Avaliação ou Tomada de Decisão.

Na fase inicial de geração de ideias, busca-se estimular a equipe a lançar suas ideias a mesa, sem restrições alguma, ou seja, toda a ideia é válida e deve ser valorizada.

Na segunda fase, ocorre o questionamento e as divergências das ideias apresentadas aparecem. Neste momento, devemos buscar o estimulo e o respeito quando a todos os questionamentos sem denegrir o criticar as posições contrárias, mas sim buscando a compreensão, o entendimento mais aprofundado destas ideias ou soluções apresentadas. Neste momento o uso de recursos visuais como imagens, quadros, desenhos, entre outros será de grande ajuda para o desenvolvimento das soluções.

Já na fase final, o objetivo e convergir, ou seja, na fase anterior as divergências das pessoas promoveram questionamentos, geram novas análises, criou-se novas ideias e promoveu a interação dos membros para gerar mais ideias. A partir deste momento a equipe volta a olhar as ideias, de forma conjunta, no intuito de buscar um consenso final e através deste consenso, chegasse a um resultado comum e esperado.

Outros Métodos Baseados no Brainstorming:

Técnica de Grupo Nominal: Essa técnica amplia o brainstorming, adicionando um processo de votação para ordenar as melhores ideias, posteriormente as levando para um brainstorming adicional ou priorização.

Writestorming: Esta forma de capitação de ideias é similar ao Brainstorming, porém as pessoas usam papeis ou post its para escrever suas ideias que são coladas no quadro, isto ajuda a promover o envolvimento de pessoas que por sua vez possam estar tímidas e com vergonha de falarem suas ideias em voz alta.

Importante!

Buscar o desenvolvendo um ambiente criativo, colaborativo e transparente entre os membros da equipe, naturalmente as soluções para os problemas ou a criação de novas ideias, irão surgir mais facilmente e com um índice de assertividade e desempenho maiores do que da forma tradicional.

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