A Arte da Comunicação em Projetos

Atualmente vivemos na era da informação e nunca a humanidade esteve tão conectada, e a velocidade das informações nunca foi tão grande, porém será que estar conectado, ter a nossas mãos, ao toque de nossos dedos, tudo que acontece no mundo é suficiente? Estar conectado e estar em comunicação são a mesma coisa?

Uma das definições de comunicação no dicionário é a “capacidade de entendimento entre as pessoas através do diálogo” nesta frase, “entendimento” é a palavra mais importante. Não basta transmitirmos uma mensagem, uma idéia a alguém, comunicar-se é garantir que a pessoa que recebeu a mensagem realmente a entendeu da forma como você a concebeu. Mensagens mal transmitidas ou “ruídos” no meio do caminho podem danificar o processo de comunicação e gerar problemas tão grandes quanto não se comunicar.

Segundo o PMI (Project Management Institute) os problemas de comunicação são os mais frequentes em projetos, logo cabe ao Gerente do Projeto e sua equipe implantar formas de comunicação adequadas a sua equipe e projeto a fim de que falhas relativas à comunicação sejam mitigadas ou até mesmo extintas. Mas como fazer isso? Como reduzir os ruídos de comunicação e também agilizar este processo a fim de buscar o sucesso em nossos projetos?

O primeiro passo é planejar o gerenciamento da comunicação em nosso projeto respondendo a questionamentos básicos:

• QUEM necessita da informação?

            Temos de definir as pessoas (receptores) as quais iremos enviar as informações, identificando se os mesmos realmente necessitam saber de determinada informação.

• QUAL informação?

            Devemos definir qual informação deverá ser repassada a cada receptor e o nível de detalhes desta informação

• QUANDO será enviada?

Determinar a frequência de entrega da informação aos receptores

• COMO será entregue?

            Devemos definir a forma de envio da informação (e-mails, relatórios, memorandos, reuniões, etc.).

• POR QUEM será entregue?

Qual será a pessoa responsável pela obtenção e envio destas informações aos receptores.

  

O próximo passo é gerenciar estas comunicações, garantindo a correta criação, coleta, distribuição, armazenamento e recuperação destas informações, ou seja, gerenciar é executar as comunicações.

Outro ponto importante que deve ser trabalhado são as habilidades de comunicação do gerente de projeto e sua equipe, o qual deve possuir boas capacidades em comunicação verbal oral, verbal escrita e não verbal.

Na comunicação verbal oral (de pessoa para pessoa) devemos procurar fazer a pessoa sentir-se importante, demonstrar interesse na conversa (ser bom ouvinte) além de possuir boa postura corporal, tom de voz adequado e contato visual.

Já na comunicação verbal escrita deve-se buscar uma linguagem clara e objetiva, buscando definir adequadamente as idéias inerentes ao projeto.

No que diz respeito a comunicação não verbal devemos procurar “ler” os envolvidos na comunicação através de postura corporal, gestos, expressões faciais, etc. pois, muitas vezes esta linguagem não verbal diz muito sobre o que as pessoas pensam a respeito do projeto.

De acordo com Albert Meharabian, “o impacto total da comunicação é representado por: Palavras (7%) + Tom de Voz (38%) + Linguagem Corporal (55%)”.

E finalizando o Gerente de Projetos e sua equipe devem controlar as comunicações ao longo do projeto, garantindo com isso que as informações necessárias a cada parte envolvida sejam atendidas e principalmente compreendidas, pois com certeza isso nos ajudará a conduzir o projeto com menos percalços.