Muitos problemas podem resultar em falhas em projetos. Problemas estes que podem cancelar um projeto prematuramente e/ou encerrar o mesmo sem que seus objetivos tenham sido atingidos.
De acordo com pesquisa do Standish Group, praticamente um em cada quatro projetos falha em sua execução. Esse “fiasco” de 25% dos projetos está relacionado a problemas em executá-los fora do prazo estipulado, fora do orçamento previsto ou simplesmente por falta de eficiência na gestão para fazer com que os resultados esperados sejam atingidos (MELO, 2012, p.4).
Dentre os principais problemas de gerenciamento de projetos podemos citar:
1) Problemas de comunicação;
2) Escopo não definido adequadamente;
3) Não cumprimento dos prazos;
4) Mudanças de escopo constantes;
5) Recursos humanos insuficientes;
6) Riscos não avaliados corretamente.
Se conhecemos os problemas e o histórico mostra um crescente aumento nas falhas e fracassos nos projetos, o que fazer?
Como a equipe pode fazer para montar um planejamento eficiente sem que este seja um “gerenciamento de papéis”?
Um dos passos importantes para aumentar as chances de sucesso no projeto é usar os erros, problemas e falhas a favor do projeto. Erros podem nos ajudar a aumentar a chance de sucesso em outros projetos ou até mesmo no projeto atual, pois utilizamos exemplos práticos para definir melhor os produtos, custos, prazos, risco e outros parâmetros para execução e monitoramento. Estas lições aprendidas são de grande ajuda quando estamos gerenciando o projeto, mas para isso é importante que criemos o hábito de registrar estes fatos e discutir com nossa equipe, não como “caça às Bruxas”, mas sim que como ferramentas de aprendizado para todos.
Outro passo importante é que o Gerente de projetos envolva desde o início sua Equipe no desenvolvimento de um planejamento sólido e principalmente transparente com o comprometimento de todos, desta forma é possível interagir sobre todas as áreas do projeto com todas estas partes interessadas, escutando, colaborando e aumentando o comprometimento destes com o projeto. Também sempre que possível, busque o envolvimento dos fornecedores que o ajudarão no desenvolvimento do projeto, pois estes contribuem para a apresentação de alternativas e também aumento o comprometimento destas partes interessadas.
Outra dica importante é dentro do planejamento (Cronograma do projeto), definir períodos ou datas que serão discutidas com mais “força” o planejamento do projeto. Se o planejamento é o principal fator de sucesso do projeto ele deve estar presente no cronograma como uma tarefa e como uma rotina, para que possa ser observado e controlado por todos.
Segue algumas dicas que podem ajudar a melhorar o desenvolvimento do planejamento:
01 - A estimativa do projeto precisa contar com a experiência de projetos passados e avaliação dos erros que ocorreram em outros projetos.
02 – Envolver a equipe do projeto na elaboração do planejamento e sempre que possível os fornecedores parceiros. Gerente de projetos não é “Super-Homem”
03 – Promova uma estrutura aberta de comunicação com a interseção de todas as partes (baixo e alto escalão). As vezes a resposta de um problema pode vir da pessoa que você menos espera.
04 - Não prometa ao alto escalão da companhia prazos apenas para atender a pressão. Redução de prazos podem ser feitas, desde que avaliada com a equipe e principalmente com os fornecedores para promover o comprometimento destes (Enpowement).
05 – Crie a rotina e programa no seu planejamento momentos que será avaliado e discutido o planejamento da obra e principalmente separe este momento das reuniões de execução e controle da obra;
06 – Envolvimento com as partes interessadas, deixar o lado pessoal a parte e buscar a política e o relacionamento com todas as pessoas. O engajamento de todas partes fará a diferença em momento difíceis do projeto.
07 – Principalmente, promova situações com sua equipe para repassar os erros (Lições aprendidas) e interagir sobres as áreas de trabalho do projeto daquele ponto em diante. Projeto é um processo iterativo e precisa ser reavaliado a todo instante e para isso precisa tirar tempo e considerar este tempo no planejamento.
Buscando seguir estas dicas, estudando, se aperfeiçoando, acreditando no potencial de sua equipe e tento perseverança, com certeza nossas chances de sucesso aumentaram consideravelmente.
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