O ciclo PDCA

Muito conhecido no meio administrativo e de produção o ciclo PDCA (Plan, Do, Check, Action) busca, através de um método estruturado, a organização de processos variados dentro das empresas.

Desenvolvido por Walter A. Shewart e consolidado pelo celebre guru da qualidade William E. Deming, o ciclo basicamente consiste na divisão dos processos em 04 fases ou momentos distintos:

- Plan (Planejar) à busca-se determinar os problemas e/ou obstáculos existentes no processo, analisando e definindo ações a serem tomadas para a resolução dos mesmos.

-  Do (Fazer) à fase destinada a execução / aplicação do plano de ação elaborado na fase de planejamento anterior. Neste momento, além de executar o plano, deve-se coletar dados para a checagem da fase posterior.

-  Check (Checar) à momento de análise do plano de ação que foi executado, avaliando-se os resultados obtidos, colhendo-se lições aprendidas através da identificação de erros e acertos do plano de ação para uso em melhorias futuras.

-  Action (Agir) à fase de incorporação, de aplicação dos resultados positivos obtidos durante o plano. Para os resultados negativos, deve-se recomeçar o ciclo PDCA novamente, disseminando assim a melhoria continua dos processos.

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Na pratica: como o PDCA pode nos ajudar?

Os problemas, as dificuldades e incertezas existem, tanto em nossa vida pessoal quanto dentro das empresas, isso e um fato. A grande questão e como tratar tais imprevistos, como melhorar nossa forma de agir e, com isso nos tornarmos mais eficientes e competitivos?

Visando esta linha de ação, a adoção do ciclo PDCA como apoio na resolução de problemas e na busca constante pela melhoria e, sem dúvida, algo importante e benéfico. A adoção desta técnica relativamente simples nos proporciona, dentre outras coisas, uma visão de nossos processos individualizados ou até mesmo da empresa como um todo, mas principalmente a capacidade de melhoria constante obtida através de seu formato de ciclo, onde revisitamos constantemente os pontos onde falhamos e que por sua vez são carentes de correções, gerando com isso aprendizado e dentro da filosofia Toyota a “busca da perfeição”.

Uma proposta de apresentação para utilizar o ciclo PDCA é a ferramentaA3, pois através dela, podemos transmitir as informações de forma simples, objetiva e visual.

Um relatório A3, estrutura-se basicamente no ciclo PDCA e, deve:

1.    Descrever o problema enfrentado;

2.    Analisar a situação como um todo;

3.    Estudar, compreender a causa raiz do problema;

4.    Identificar, estabelecer o resultado esperado;

5.    Propor ações corretivas ou contramedidas;

6.    Definir um plano de ação, ou seja, a forma de combater (via ações corretivas ou contramedidas adotadas) o problema, a causa raiz;

7.    Ter um acompanhamento do plano de ação proposto;

SWOT – UM RAIO X DO NEGÓCIO

Para sobrevivência das empresas no mercado atual, a visão estritamente focada nos custos e na qualidade já não é suficiente, nem tampouco conhecer sua concorrência garante o sucesso ou a permanência no mercado. Tão importantes quanto tais fatores, está o nosso autoconhecimento como profissional e empresa. Diante disso, necessitamos compreender onde nossa empresa acerta, onde erra e quais as oportunidades e os perigos que o mercado nos apresenta e de que forma iremos reagir a isso. Em um projeto não é diferente, podemos ter planejamentos de escopo, tempo, custos, qualidade, entre outros muito bem elaborados e definidos, porém sem uma análise crítica do projeto relativa a seus prós e contras, seus riscos e oportunidades ficaram em uma situação delicada de incertezas ou desconhecimento que podem afetar os resultados parciais ou finais do projeto.

Para auxiliarmos a estruturar estas informações, permitindo que tenhamos uma visão mais objetiva do que devemos enfrentar sob um olhar de negócio ou ao realizarmos um projeto, podemos contar a Análise SWOT.

Esta ferramenta cujo principal objetivo é avaliar situações internas ou externas ao projeto, ambiente ou empresa de forma a possibilitar uma fotografia dos mesmos analisando a estratégias que possibilitem intensificar pontos positivos e mitigar ou eliminar os negativos.

SWOT é uma sigla de palavras inglês que significam Strengths (pontos fortes), Weaknesses (fraquezas), Opportunities (oportunidades) e Threats (ameaças) ao projeto, negócio ou empresa. De forma simples, o uso da matriz ou análise SWOT se dá através da identificação, da enumeração destas forças, fraquezas, oportunidades e ameaças preenchendo-se a matriz, para tanto algumas perguntas devem ser respondidas:

·         S – PONTOS FORTES: Quais são os pontos fortes de meu projeto ou negócio?

·         W – FRAQUEZAS: Quais são os pontos fracos de meu projeto ou negócio?

·     O – OPORTUNIDADES: Quais são as oportunidades existentes para meu projeto ou negócio?

·         T – AMEAÇAS: Quais as ameaças para meu projeto ou negócio?

À primeira vista responder tais questionamentos preenchendo a matriz SWOT é algo aparentemente simples, entretanto costuma-se cometer alguns erros durante estes questionamentos, tais como:

 ·         Ser otimista demais em relação ao negócio, prejudicando a identificação correta dos pontos fortes e fracos;

·         Identificar oportunidades em demasia que acabam por nos estar ao encontro da estratégia ou política da empresa;

·         Não conseguir identificar com clareza as ameaças oriundas da concorrência, fator este muito influenciado pelo excesso de otimismo;

Mas supondo que preenchi a matriz corretamente, e agora? O que faço?

Embora muito importante, a elaboração da matriz é somente um passo inicial na estratégia do negócio, ela nos dá uma fotografia atual da empresa, entretanto sozinha não faz milagres e não garante o sucesso. De posse desta matriz o gestor deve juntamente com sua equipe fazer uma análise estratégica de todos os pontos, buscando, em alinhamento com cultura da empresa, soluções ou ações que intensifiquem os pontos positivos e minimizem ou eliminem pontos negativos. Paralelo a isso, deve-se buscar estratégias para combater as ameaças e desenvolver e implantar oportunidades identificadas. Se tais ações forem tomadas, e novas análises SWOT forem feitas periodicamente, a probabilidade de êxito para empresa será maior, gerando ganhos a mesma bem como a os demais envolvidos no projeto.

ANÁLISE DE PARETO

Em nossos projetos ou processos, iremos nos deparar com problemas, defeitos, entre outras, onde em comum, tais dados terão uma quantidade grande e variável de informações. Nessa hora nosso instinto é de tentar olhar ponto a ponto e ir resolvendo tudo de forma mais rápido possível, porém em muitos casos a aplicação de uma técnica pode nos ajudar a focar melhor naquilo que representa grande parte dos problemas com uma análise na menor quantidade de informações. Neste momento um forte aliando para nos ajudar com estas informações e sintetização das mesmas é o diagrama de Pareto.

       Idealizado por Joseph Juran, o Diagrama de Pareto, ou regra 80/20 trata-se de um estudo, uma técnica estatística, que identificou que, dentro de uma empresa, cerca de 80% dos problemas, relativos a qualidade, ou outros horizontes de informações existentes são causados por 20% dos fatores. Tal estudo acabou se expandindo para área de custo, onde identifica-se que aproximadamente 20% dos principais insumos contemplam 80% dos custos envolvidos no projeto.

Assim como em qualidade e custos, a Análise de Pareto pode ser aplicada em outros ramos, tais como marketing, vendas, entre outros.

A relação 80/20 possibilita que a empresa ataque 20% de seus problemas, amostra de público, custos envolvidos, etc. e com isso consiga atingir 80% de suas metas, em palavras simples, pensando em termos de custos por exemplo, se determinada empresa monitorar com mais atenção 20% de seus produtos mais utilizados, irá automaticamente estar atacando uma gama de 80% de seus custos podendo dessa forma tomar ações para redução dos custos destes produtos. Já em termos de problemas que qualidade, se a mesma empresa atacar 20% dos principais fatores ou causas raiz de problemas de qualidade, estará repercutindo em 80% dos problemas relativos a esta qualidade.

Passos para criação de um Diagrama de Pareto:

1° - Verifique e entenda primeiramente os dados que você deseja analisar, antes da criação do Diagrama de Pareto

2° - Coleta de dados;

3° - Analise e organize os dados coletados;

4° - Compile os resultados obtidos e suas % ou informações numéricas, para criação do diagrama;

5° - Crie o Diagrama, lembrando que as barras verticais do gráfico vão das maiores para as menores e da esquerda para direita;

6° - Criar um segundo gráfico sobre as barras para indicar a % acumulada dos problemas;

6° - Compilado os resultados e criado o Diagrama, analise o mesmo, para tomada de ações.

Logo, podemos observar que o uso da análise de Pareto é muito interessante, para as organizações, principalmente para tomada de decisões e priorizações de ações, podendo trazer resultados positivos a curto e médio prazo, principalmente no que tange a um controle mais assertivo do escopo e por sua vez dos custos.

Antônio Carlos da Costa Valente

A3 – UMA FORMA CONCISA DE RESOLUÇÃO DE PROBLEMAS

O mundo está ágil! Isso é um fato. As respostas, as resoluções de problema, a criatividade e a inovação devem acompanhar a velocidade do mundo.

No contexto atual de muitas empresas, tempo é dinheiro e, membros do conselho de gestão, têm pouco tempo para avaliar e contribuir na resolução dos problemas, nesse momento a ferramenta A3 é uma grande aliada na hora de transmitir as informações de forma simples, objetiva e visual.

Mas como fazer isso? Como conseguir de maneira ágil, eficiente e eficaz solucionar situações com que nos deparamos diariamente dentro de nossas empresas ou apresentar propostas de melhoria e tudo isso sem a burocratização?

Existem muitas formas de aliar agilidade, assertividade e simplicidade e, com isso solucionarmos nossos problemas ou promover melhorias. Dentre essas formas a proposta A3 é uma ferramenta bastante difundida dentro das indústrias. Esta ferramenta de pensamento ou processo, desenvolvida sob a forma de um relatório, que deve caber em uma folha formato A3 (297 x 420mm), se consolidou na Toyota e, na prática, é uma forma de se comunicar, de aprender e resolver problemas.

A proposta A3 além de fatores relacionados a simplicidade e objetividade, também promove os seguintes benefícios:

Um relatório A3, estrutura-se basicamente no ciclo PDCA e, deve:

1. Descrever o problema enfrentado;

2. Analisar a situação como um todo;

3. Estudar, compreender a causa raiz do problema;

4. Identificar, estabelecer o resultado esperado;

5. Propor ações corretivas ou contramedidas;

6. Definir um plano de ação, ou seja, a forma de combater (via ações corretivas ou contramedidas adotadas) o problema, a causa raiz;

7. Ter um acompanhamento do plano de ação proposto;

É importante também frisar, que antes de iniciarmos a elaboração do A3, devemos nos fazer algumas perguntas básicas, a fim de facilitar a aplicação desta ferramenta com nossa equipe:

1. Qual é meu público? O que ele sabe sobre a situação/problema enfrentado?

2. Qual é o problema ou a necessidade que estou buscando resolver?

3. Qual meu nível de conhecimento sobre o problema ou necessidade?

Assim como o processo de planejamento, que pode ser constantemente revisto em função do status atual do projeto, caso o plano de ação, após aplicação, demonstre-se ineficiente ou insuficiente para atender aos resultados esperados, a equipe volta a se reunir para elaboração de novo A3, de novo plano de ação. Dessa forma, e com o comprometimento da equipe o processo de pensamento A3 torna-se mais eficaz e colaborativo e os ganhos de agilidade e assertividade na resolução de problemas tornam-se significativos.

5W2H – PLANEJANDO AÇÕES

Durante o ciclo de vida de nossos projetos, sejam em momentos iniciais de concepção como em fases de planejamento ou execução, passamos por momentos de dúvidas, divergências ou problemas e precisaremos lidar com essas situações buscando alternativas para a solução das mesmas, nessa hora, um importante aliado da equipe do projeto é a ferramenta 5W2H.

A ferramenta 5W2H foi criada para auxiliar a resolução de problemas baseada em respostas a 7 perguntas básicas (os 5W e os 2H) que resultam em um mapa, um retrato das atividades que deveremos pôr em prática, tornando nossas ações mais claras e assertivas.  

O 5W2H pode ser adotado em qualquer etapa ou atividade de um projeto, por menor que seja e, com certeza vai colaborar em muito para o desenvolvimento e controle de atividades tais como desenvolvimento de um novo produto ou ideia, elaboração de um planejamento estratégico ou de marketing, entre outros.

Traduzindo os números em letras...

Decompondo-se 5W2H temos as seguintes perguntas em inglês: What; Why; Where; When, Who; How e How much, que na prática representam:

1. WHAT? (O QUÊ?): devemos responder O QUE SERÁ FEITO, ou seja, qual nossa atividade, nossa entrega, nossa meta, objetivo.
2. WHY? (POR QUÊ?): POR QUÊ SERÁ FEITO, isto é, qual o motivo para o desenvolvimento deste projeto ou atividade, quais os benefícios que a mesma irá gerar.
3. WHERE? (ONDE?): definição de onde a atividade ou projeto será realizado.
4. WHEN? (QUANDO?): quando será executado a atividade, qual o prazo de execução, isto é, fatores relativos ao tempo ou cronograma.
5. WHO? (QUEM?): quem será o responsável pelo desenvolvimento, quais as pessoas envolvidas e seu poder de tomada de decisões.
6. HOW? (COMO?): como as atividades serão desenvolvidas, os métodos adotados, a infraestrutura necessária, a sequência de execução, entre outros.
7. HOW MUCH? (QUANTO?): quais os custos ou quantidades envolvidas para o desenvolvimento da atividade.

Embora seja uma técnica relativamente simples, o 5W2H demanda de um treinamento e aprendizado constante, portanto recomenda-se que não se faça a mesma sozinho, mas sim em companhia da equipe e com a colaboração e participação de todos o que além de gerar uma matriz mais correta, proporciona o comprometimento e empoderamento da equipe na tomada das decisões, gerando dentro da empresa uma cultura cooperativa.