5W2H – PLANEJANDO AÇÕES

Durante o ciclo de vida de nossos projetos, sejam em momentos iniciais de concepção como em fases de planejamento ou execução, passamos por momentos de dúvidas, divergências ou problemas e precisaremos lidar com essas situações buscando alternativas para a solução das mesmas, nessa hora, um importante aliado da equipe do projeto é a ferramenta 5W2H.

A ferramenta 5W2H foi criada para auxiliar a resolução de problemas baseada em respostas a 7 perguntas básicas (os 5W e os 2H) que resultam em um mapa, um retrato das atividades que deveremos pôr em prática, tornando nossas ações mais claras e assertivas.  

O 5W2H pode ser adotado em qualquer etapa ou atividade de um projeto, por menor que seja e, com certeza vai colaborar em muito para o desenvolvimento e controle de atividades tais como desenvolvimento de um novo produto ou ideia, elaboração de um planejamento estratégico ou de marketing, entre outros.

Traduzindo os números em letras...

Decompondo-se 5W2H temos as seguintes perguntas em inglês: What; Why; Where; When, Who; How e How much, que na prática representam:

1. WHAT? (O QUÊ?): devemos responder O QUE SERÁ FEITO, ou seja, qual nossa atividade, nossa entrega, nossa meta, objetivo.
2. WHY? (POR QUÊ?): POR QUÊ SERÁ FEITO, isto é, qual o motivo para o desenvolvimento deste projeto ou atividade, quais os benefícios que a mesma irá gerar.
3. WHERE? (ONDE?): definição de onde a atividade ou projeto será realizado.
4. WHEN? (QUANDO?): quando será executado a atividade, qual o prazo de execução, isto é, fatores relativos ao tempo ou cronograma.
5. WHO? (QUEM?): quem será o responsável pelo desenvolvimento, quais as pessoas envolvidas e seu poder de tomada de decisões.
6. HOW? (COMO?): como as atividades serão desenvolvidas, os métodos adotados, a infraestrutura necessária, a sequência de execução, entre outros.
7. HOW MUCH? (QUANTO?): quais os custos ou quantidades envolvidas para o desenvolvimento da atividade.

Embora seja uma técnica relativamente simples, o 5W2H demanda de um treinamento e aprendizado constante, portanto recomenda-se que não se faça a mesma sozinho, mas sim em companhia da equipe e com a colaboração e participação de todos o que além de gerar uma matriz mais correta, proporciona o comprometimento e empoderamento da equipe na tomada das decisões, gerando dentro da empresa uma cultura cooperativa.