A3 – UMA FORMA CONCISA DE RESOLUÇÃO DE PROBLEMAS

O mundo está ágil! Isso é um fato. As respostas, as resoluções de problema, a criatividade e a inovação devem acompanhar a velocidade do mundo.

No contexto atual de muitas empresas, tempo é dinheiro e, membros do conselho de gestão, têm pouco tempo para avaliar e contribuir na resolução dos problemas, nesse momento a ferramenta A3 é uma grande aliada na hora de transmitir as informações de forma simples, objetiva e visual.

Mas como fazer isso? Como conseguir de maneira ágil, eficiente e eficaz solucionar situações com que nos deparamos diariamente dentro de nossas empresas ou apresentar propostas de melhoria e tudo isso sem a burocratização?

Existem muitas formas de aliar agilidade, assertividade e simplicidade e, com isso solucionarmos nossos problemas ou promover melhorias. Dentre essas formas a proposta A3 é uma ferramenta bastante difundida dentro das indústrias. Esta ferramenta de pensamento ou processo, desenvolvida sob a forma de um relatório, que deve caber em uma folha formato A3 (297 x 420mm), se consolidou na Toyota e, na prática, é uma forma de se comunicar, de aprender e resolver problemas.

A proposta A3 além de fatores relacionados a simplicidade e objetividade, também promove os seguintes benefícios:

Um relatório A3, estrutura-se basicamente no ciclo PDCA e, deve:

1. Descrever o problema enfrentado;

2. Analisar a situação como um todo;

3. Estudar, compreender a causa raiz do problema;

4. Identificar, estabelecer o resultado esperado;

5. Propor ações corretivas ou contramedidas;

6. Definir um plano de ação, ou seja, a forma de combater (via ações corretivas ou contramedidas adotadas) o problema, a causa raiz;

7. Ter um acompanhamento do plano de ação proposto;

É importante também frisar, que antes de iniciarmos a elaboração do A3, devemos nos fazer algumas perguntas básicas, a fim de facilitar a aplicação desta ferramenta com nossa equipe:

1. Qual é meu público? O que ele sabe sobre a situação/problema enfrentado?

2. Qual é o problema ou a necessidade que estou buscando resolver?

3. Qual meu nível de conhecimento sobre o problema ou necessidade?

Assim como o processo de planejamento, que pode ser constantemente revisto em função do status atual do projeto, caso o plano de ação, após aplicação, demonstre-se ineficiente ou insuficiente para atender aos resultados esperados, a equipe volta a se reunir para elaboração de novo A3, de novo plano de ação. Dessa forma, e com o comprometimento da equipe o processo de pensamento A3 torna-se mais eficaz e colaborativo e os ganhos de agilidade e assertividade na resolução de problemas tornam-se significativos.