quinta-feira, 29 de junho de 2017

POKA YOKE: SIMPLES E EFICIENTE

Em nossas atividades profissionais nos deparamos com situações, problemas, falhas ou defeitos ocorridos neste ou naquele processo ou até mesmo em nossa vida pessoal, a qual, quando aplicamos ideias simples, conseguimos resolver os mesmos e assim promover melhorias que por sua vez geram resultados positivos.
De forma simples o conhecimento não está somente na formação tradicional adquirida em cursos, mas também, no contato e experiencia do dia a dia com produtos ou processos. Assim, quando entendemos e estamos comprometidos com os mesmos, somos capazes de imaginar melhorias que poderão torná-los mais eficientes.

Como engenheiro civil, tive a oportunidade de ver em obra muito problemas executivos, serem resolvidos de forma simples e com praticamente zero reais investidos, através de ideias vindas da equipe de campo, a qual trabalhava diariamente com os processos ou produtos. Tais ideias, além de resolver problemas do dia a dia puderam ser replicadas para outras obras e situações, tornado os processos melhores.
Se olharmos bibliografias relativas a gestão de produção e controle de qualidade encontraremos diversas ferramentas, técnicas e sistemas de controle que buscam evitar falhas de produção. Entretanto a grande maioria delas demanda de uma estrutura mais robusta para execução, de um aporte elevado de capital financeiro, de um tempo longo para desenvolvimento, aplicação e consolidação, entre outras. Enfim, tais situações acabam se tornando difíceis de aplicar em um primeiro momento onde busca-se um resultado mais rápido a um custo relativamente baixo.
Pensando nessa linha, onde o objetivo é resolver problemas de forma simples, um conceito que se aplica muito bem é o do Poka Yoke (pocá-ioquê) a qual teve origem dentro da indústria Toyota em meados dos anos 60.

Mas o que é Poka Yoke?
Pode-se traduzir e definir Poka Yoke como um dispositivo ou sistema a prova de erros cuja função principal é prevenir falhas humanas inerentes da falta de atenção que possam resultar em defeitos nos produtos. Para aplicação de tal sistema parte-se do princípio de criação de artifícios físicos que evitem dupla interpretação ou situações onde este ou aquele processo executivo possa ser executado de mais de uma forma diferente podendo ocasionar falhas.
Se pensarmos em nosso dia-a-dia, por exemplo, veremos que estamos rodeados por situações onde o Poka Yoke se apresenta: nossos computadores, televisores, celulares, etc., possuem cabos de conexão (VGA, HDMI, carregadores, etc.) com conectores diferentes, os quais só podem ser inseridos nos  locais próprios para eles, ou seja, mesmo uma pessoa que não tenha muito conhecimento de eletrônica e tecnologia acabará por conectar os cabos certos no locais certos ou, na pior das hipóteses o equipamento não será ligado evitando uma falha de funcionamento ou queima do mesmo, ou seja, uma atitude simples de se usar conectores diferentes, evitou uma falha humana.




Figura 01 – Exemplo de Poka Yoke em linha de produção


Exemplo de Poka Yoke
Para que possamos entender de forma simples o que é Poka Yoke, compartilhamos um vídeo do Grande Mestre MÁRIO SÉRGIO CORTELLA, que traduz muito bem a aplicação o Poka Yoke.



Como usar o Poka Yoke corretamente?

Em um primeiro momento, antes de buscarmos aplicar o Poka Yoke, devemos avaliar as falhas que acontecem em nossa empresa, buscando identificar as mais recorrentes analisando as suas causas raiz. Dessa forma podemos avaliar se as mesmas têm origem humana ou são defeitos de produto. Só então começamos a buscar uma solução via algum tipo de Poka Yoke para evitar que tais falhas ou defeitos voltem a ocorrer, para tanto recomenda-se seguir a sequência lógica abaixo:
  • Identificação da falha ou defeito: preferencialmente em conjunto com equipe executora, devemos identificar as falhas ou defeitos na produção.
  • Análise e compreensão das falhas ou defeitos: cataloga-se e classifica-se as falhas e defeitos por tipos e graus de prioridade.
  • Desenvolvimento de uma solução para o problema: neste estágio devemos nos questionar de formas como a falha poderia ser prevenida, evitada, de como poderíamos identificar previamente o defeito, desenvolvendo com isso uma solução simples e de baixo custo para o problema.
  • Aplicação de testes (da solução adotada) na linha de produção: executa-se a solução adotada no processo produtivo e realiza-se teste de sua eficiência, buscando evitar que a falha seja transmitida para o próximo setor.
  • Implantação definitiva da solução (caso a mesma seja eficiente: padroniza-se a solução adotada junto a empresa, incorporando a mesma ao processo.
  • Registro documental do processo, gerando lições aprendidas para o futuro: registra-se as ações tomadas criando com isso um histórico de problemas x soluções que poderá ser útil no futuro em situações similares as enfrentadas.

Seguindo esta sequência de raciocínio e principalmente envolvendo a equipe no desenvolvimento da solução e na tomada de decisões com certeza consegue-se desenvolver um Poka Yoke simples, barato e adequado a realidade da empresa, gerando ganhos de ordem econômica, de qualidade e de tempo, gerando a satisfação dos clientes e porque não dizer da equipe também.



Enfim, com o Poka Yoke aprende-se que nem sempre os planos mais audaciosos, demorados e caros são necessários para resolução de problemas relativos a falhas, muitas vezes, soluções simples, como um ventilador, são mais baratas, ágeis e eficientes.

terça-feira, 13 de junho de 2017

MAPAS MENTAIS: DO PESSOAL À GESTÃO



            Muitas vezes quando começamos a planejar ou tentar definir algo que pretendemos realizar e, estamos interagindo com as pessoas, muitas ideias são lançadas pela equipe envolvida e temos que tentar não perder nada proposto, todas as ideias são válidas, e tais sugestões podem fazer diferença na hora de estruturamos nosso planejamento. Nesse momento, com objetivo de que nossa equipe possa manter este senso criativo e proativo, mas sem perder a ligação com a ideia central, uma ótima ferramenta para interligar todos estes conceitos e ao mesmo tempo iniciar a estruturação do planejamento é a utilização de Mapas mentais.
De forma geral, podemos definir Mapa Mental como uma técnica de estudo representada sob a forma de diagrama, onde um determinado assunto é abordado em torno de uma ideia principal (questão central). Tal “diagrama” serve como base para iniciação de um planejamento, auxílio tanto para compreensão da ideia, solução de problemas e memorização mais fácil devido à natureza visual com que são apresentados.

Uma das principais características dos mapas mentais é justamente a apresentação dos assuntos de uma maneira simples, clara e objetiva, ramificando, relacionando os mesmos a outros assuntos que estão intimamente interligados, criando uma rede neural gráfica em torno da ideia central.

Se tomarmos a nós mesmos como exemplo, nosso cérebro automaticamente cria uma serie de correlações mentais que nos possibilitam lembrar de determinado assunto com maior facilidade devido as interconexões entre estes assuntos e suas similaridades. Trazendo tais correlações mentais para uma linguagem gráfica expressa no papel, temos os Mapas Mentais.

Onde usar?
Se pensarmos em nosso dia-a-dia, podemos utilizar Mapas Mentais em inúmeras situações tanto rotineiras quanto também profissionais, como por exemplo:
  • Organizações de nossas atividades diárias;
  • Criação de um plano de viagem;
  • Planejamento preliminar de um negócio;
  • Análise de oportunidades de mercado;
  • Análise de um problema enfrentado;
  • Memórias para estudo;
  • Entre outras.


Como criar?
Criar um Mapa Mental é uma atividade relativamente simples, desde que as ideias e correlações sejam pensadas de forma organizada, prática e relevantes. Para isso, algumas dicas são importantes, tais como:
  • Centralize na página sua ideia ou tópico principal;
  • Ao redor da ideia principal comece a lançar as ideias, menções ou pensamento secundários;
  • Lance, quando aplicável, ideias, menções ou pensamentos terciários conectados aos secundários e assim por diante até atingir um nível de clareza coerente;
  • Sempre que necessário revise, acrescente ou retire tópicos de forma a deixar sua ideia central clara.


Benefícios dos Mapas Mentais
  • Organização;
  • Visão geral;
  • Formato visual;
  • Ajuda a promover a produtividade da equipe;
  • Promove a comunicação;
  • Estimula as ideias;
  • Simplicidade;
  • Estruturado. 

Mapas mentais x Gestão
Quando começamos a conceber as ideias iniciais de um projeto, a adoção, elaboração de um Mapa Mental para o mesmo é de grande valia para este planejamento prévio. Através do Mapa Mental do projeto conseguimos visualizar as principais fases, características e peculiaridades do projeto, o que posteriormente irá agilizar muito a elaboração do Plano de Projeto.

Entretanto, em um projeto o uso de tal ferramenta não se restringe apenas a fases iniciais de concepção do projeto, podemos adotá-la também em etapas executivas, (definindo atividades, insumos, equipes, sequencias de execução) como também em desenvolvimento de checklists de inspeção, planejamentos pessoais do dia-a-dia do projeto, como apoio na resolução de problemas e busca da melhoria contínua de processos entre outras atividades.

Enfim, embora o Mapa Mental seja uma técnica relativamente simples, não significa em nenhum momento que é desnecessária ou fácil, muito pelo contrário seja dentro de nosso cérebro ou via representações gráficas escritas ou virtuais, os Mapas Mentais estão presentes constantemente em nossa vida e a capacidade de elaboração e leitura correta dos mesmos é uma arte que demanda de persistência, treinamento e conhecimentos adquiridos ao longo de nosso caminho profissional, ou parafraseando nossa aclamada escritora Clarice Lispector: “Que ninguém se engane, só se consegue a simplicidade através de muito trabalho.”

Para aqueles que tem interesse em conhecer e usar esta ferramenta, segue link com 7 aplicativos para criação de mapas mentais:

sexta-feira, 9 de junho de 2017

ENQUETE FIVES

GERENCIAMENTO NOS PROJETOS: UMA GARANTIA DE SUCESSO!


Muitos problemas podem resultar em falhas em projetos. Problemas estes que podem cancelar um projeto prematuramente e/ou encerrar o mesmo sem que seus objetivos tenham sido atingidos.

De acordo com pesquisa do Standish Group, praticamente um em cada quatro projetos falha em sua execução. Esse “fiasco” de 25% dos projetos está relacionado a problemas em executá-los fora do prazo estipulado, fora do orçamento previsto ou simplesmente por falta de eficiência na gestão para fazer com que os resultados esperados sejam atingidos (MELO, 2012, p.4).

Dentre os principais problemas de gerenciamento de projetos podemos citar:

1) Problemas de comunicação;
2) Escopo não definido adequadamente;
3) Não cumprimento dos prazos;
4) Mudanças de escopo constantes;
5) Recursos humanos insuficientes;
6) Riscos não avaliados corretamente.

Se conhecemos os problemas e o histórico mostra um crescente aumento nas falhas e fracassos nos projetos, o que fazer?

Como a equipe pode fazer para montar um planejamento eficiente sem que este seja um “gerenciamento de papéis”?

Um dos passos importantes para aumentar as chances de sucesso no projeto é usar os erros, problemas e falhas a favor do projeto. Erros podem nos ajudar a aumentar a chance de sucesso em outros projetos ou até mesmo no projeto atual, pois utilizamos exemplos práticos para definir melhor os produtos, custos, prazos, risco e outros parâmetros para execução e monitoramento. Estas lições aprendidas são de grande ajuda quando estamos gerenciando o projeto, mas para isso é importante que criemos o hábito de registrar estes fatos e discutir com nossa equipe, não como “caça às Bruxas”, mas sim que como ferramentas de aprendizado para todos.

 Outro passo importante é que o Gerente de projetos envolva desde o início sua Equipe no desenvolvimento de um planejamento sólido e principalmente transparente com o comprometimento de todos, desta forma é possível interagir sobre todas as áreas do projeto com todas estas partes interessadas, escutando, colaborando e aumentando o comprometimento destes com o projeto. Também sempre que possível, busque o envolvimento dos fornecedores que o ajudarão no desenvolvimento do projeto, pois estes contribuem para a apresentação de alternativas e também aumento o comprometimento destas partes interessadas.
Outra dica importante é dentro do planejamento (Cronograma do projeto), definir períodos ou datas que serão discutidas com mais “força” o planejamento do projeto. Se o planejamento é o principal fator de sucesso do projeto ele deve estar presente no cronograma como uma tarefa e como uma rotina, para que possa ser observado e controlado por todos.

Segue algumas dicas que podem ajudar a melhorar o desenvolvimento do planejamento:

01 - A estimativa do projeto precisa contar com a experiência de projetos passados e avaliação dos erros que ocorreram em outros projetos.

02 – Envolver a equipe do projeto na elaboração do planejamento e sempre que possível os fornecedores parceiros. Gerente de projetos não é “Super-Homem”

03 – Promova uma estrutura aberta de comunicação com a interseção de todas as partes (baixo e alto escalão). As vezes a resposta de um problema pode vir da pessoa que você menos espera.

04 - Não prometa ao alto escalão da companhia prazos apenas para atender a pressão. Redução de prazos podem ser feitas, desde que avaliada com a equipe e principalmente com os fornecedores para promover o comprometimento destes (Enpowement).

05 – Crie a rotina e programa no seu planejamento momentos que será avaliado e discutido o planejamento da obra e principalmente separe este momento das reuniões de execução e controle da obra;

06 – Envolvimento com as partes interessadas, deixar o lado pessoal a parte e buscar a política e o relacionamento com todas as pessoas. O engajamento de todas partes fará a diferença em momento difíceis do projeto.

07 – Principalmente, promova situações com sua equipe para repassar os erros (Lições aprendidas) e interagir sobres as áreas de trabalho do projeto daquele ponto em diante. Projeto é um processo iterativo e precisa ser reavaliado a todo instante e para isso precisa tirar tempo e considerar este tempo no planejamento.

Buscando seguir estas dicas, estudando, se aperfeiçoando, acreditando no potencial de sua equipe e tento perseverança, com certeza nossas chances de sucesso aumentaram consideravelmente.

Escopo, prazo e custo: o triângulo das restrições


Sem dúvida, as 3 principais variáveis ou áreas de conhecimento no gerenciamento de projetos são o escopo, o prazo e o custo, a famosa tríplice restrição, triângulo das restrições ou triângulo de ferro. Não podemos alterar nenhuma delas sem automaticamente afetar as duas restantes e, como consequência de uma alteração brusca nos mesmos a qualidade, considerada o “quarto elemento” deste triângulo acabará por ser comprometida.
Uma pergunta frequente em reuniões de projeto e também muito comum em canteiros de obra é: Qual a restrição mais importante?
A resposta é basicamente simples: DEPENDE.

Cabe ao Gerente de projeto e sua equipe juntamente com o cliente e fornecedores parceiros, determinar qual é o item mais importante. No caso de existir uma restrição orçamentária rígida no projeto, não havendo margens para gastos excedentes, sem dúvida, o custo deve ser o carro-chefe. Entretanto em projetos onde a data de entrega é um marco imutável (ex: supermercados, shopping centers, hotéis, etc.) o prazo passa a ser perseguido incansavelmente. Por outro lado, no desenvolvimento de produtos cuja especificação de materiais componentes é muito precisa, exigente podendo inclusive em caso de alteração destes materiais a qualidade ser gravemente afetada, temos de priorizar o escopo como o vértice imutável.
Esse jogo de “estica-e-puxa” no triângulo de restrições, embora possa parecer um pouco assustador, na verdade é bastante dinâmico e, permite ajustes necessários, inclusive durante o projeto. O importante é deixar clara as escolhas feitas junto aos patrocinadores do projeto.
Quando queremos melhorar ainda mais algum destes itens de um projeto já em andamento, alterações nos demais podem ocorrer como exemplos abaixo:
  • Para reduzir prazo, é possível investir mais recursos ou reduzir escopo.
  • Para reduzir custo é possível cancelar horas extras concluindo o projeto mais tarde ou reduzir escopo.
  • Para adicionar escopo, é possível ampliar o prazo ou alocar mais pessoas para acelerar o projeto, aumentando o custo.
Mas a pergunta ainda persiste: Qual a restrição mais importante?
Se olharmos objetivamente para um projeto, pode-se dizer que a restrição mais importante, ou a que deve sempre ser observada, analisada, controlada é o ESCOPO, mesmo que este não seja a restrição-mestra de seu projeto.
Em fase de planejamento do projeto temos de avaliar todo o escopo detalhadamente pois o mesmo irá determinar os custos envolvidos no projeto bem como o seu prazo e, se os itens do escopo não forem muito bem determinados ou o prazo/custo forem priorizados independente do escopo, com certeza a qualidade do projeto será afetada.
Cabe também mencionar que apesar da qualidade não está diretamente objetivada na restrição tripla, ela poderá sofrer impactos significativos com qualquer alteração do tripé. Pois custos com qualidade estão ligados a aumento e diminuição de prazo e escopo.
Enfim, consuma bastante de seu tempo na fase de planejamento do projeto e levantamento dos requisitos, estabelecendo os objetivos claros do projeto e posteriormente o controle das eventuais mudanças ocorridas no projeto (lições aprendidas sempre de olho no escopo e lembre-se: Planejar é a receita do sucesso!

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PORQUE PLANEJAR SE SEMPRE FIZEMOS ASSIM E DEU CERTO?


Muitas empresas ao longo dos anos construíram grandes marcas com base em ótimos produtos ou equipes extremamente dedicadas e competentes, e ao longo dos anos a estrutura do “toca-toca” sempre funcionou. Mas diante das mudanças atuais esta estrutura do “toca-toca” perdeu espaço e levou muitas empresas para situações delicadas em um panorama de crise política e econômica.
Talvez nunca as empresas olharam tanto para a qualidade ou planejamento quanto agora, pois atualmente a regra é produzir com menos e com a mesma qualidade, velocidade e custo.
Se olharmos ao longo dos anos, podemos observar que as maiores empresas incorporam em suas estruturas setores ou áreas de planejamento, para assim alcançar melhores resultados com um investimento de certa forma pequeno, mas isso ainda é isolado e muitas vezes restrito as grandes empresas.
Ainda precisamos olhar mais atentamente para o planejamento e ter ciência que este tempo não é “perdido”, mas sim um tempo que será traduzido em ganhos se aplicamos com responsabilidade, conhecimento e principalmente com a união de forças entre áreas ou profissionais. Precisamos deixar de valorizar somente os profissionais que possuem habilidades em resolver problemas, e valorizá-los também por suas habilidades em construírem planejamentos com grande eficiência e retorno para o negócio, só assim as portas de nossas empresas continuarão abertas para o mercado.
Ao mudar nossa visão dos processos rotineiros e normais, para uma visão de planejamento e, trazendo para o nosso contexto esta visão do gerenciamento acabamos criando em nossa estrutura mais tempo para o planejamento, o que gerará, ganhos em nosso processo final.




Com certeza fatores relacionados ao produto e experiência das pessoas são responsáveis pelos negócios de sucesso, porém como todo ciclo precisamos nos readaptar e nos tornarmos mais fortes para subir os degraus mais altos e esse começo passa por nos prepararmos, entendermos e trabalharmos que em resumo é planejar.
“Planejamento de longo prazo não lida com decisões futuras, mas com um futuro de decisões presentes”
Peter Drucker
Bom planejamento a todos!

PMBOK x PRINCE 2: QUAL ESTRUTURA ESCOLHER?

Quando iniciamos nosso estudo em gerenciamento de projetos, em muitos caso a estrutura que mais se destaca nas faculdades, MBAs e outros cursos, é a estrutura do Guide Project Management Body of Kwonledge (PMBOK), porém é interessante levar em conta uma estrutura bem menos conhecida que a do PMBOK, mas que também possui grandes vantagens na hora de gerenciar projetos que é a estrutura do PRINCE2. Esta estrutura apresenta grandes vantagens para determinados tipos de negócio e necessidade dos profissionais que buscam conhecimento na área de gestão de projetos.
Se olharmos em termos comparativos, as duas estruturas são semelhantes e pode-se dizer que uma complementa a outra, porém no formato apresentado para cada uma delas, verificamos as seguintes situações:
A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK Guide), é um GUIA de conhecimentos para o gerenciamento de projetos. O Guia PMBOK foca em uma base de conhecimentos e boas práticas de gerenciamento de projetos, com uma estrutura bastante robusta quando a abordagem de ferramentas e técnicas e em sua estrutura dos seus grupo de processos, entretanto se olharmos a abordagem do PMBOK com muito preciosismo a mesma pode se tornar muito pesada para aplicação em uma empresa que não tenha a cultura de gerenciamento, neste caso, tornam-se interessante a busca da ajuda de um profissional com mais maturidade nesta área, para a entender a necessidade da empresa e ajudar na aplicação da estrutura e ferramentas com mais eficiência.
O Project In Controlled Enviroment (PRINCE2) é outra metodologia para o gerenciamento de projetos, cujo método é bastante difundido na Europa. Nesta estrutura a abordagem possui um padrão estruturado, com orientações do trabalho e controles que devem ser feitos, processos direcionados e papéis e responsabilidades do que cada pessoa deve fazer, que ajuda a orientar o gerente e sua equipe na condução dos projetos, através de uma metodologia mais direcionada em comparação com o PMBOK. Entretanto as ferramentas contidas na estrutura do PRINCE2 são mais resumidas em relação a PMBOK, por isso os conhecimentos das duas estruturas podem se complementar.
Para quem está acostumado com o PMBOK, pode achar as áreas de conhecimento ou temas, como identificado pelo PRINCE2 um pouco mais “desorganizadas”, todavia o PRINCE2 possui orientações para controle de documentos, registros, modelos de relatórios e templates que podem ajudar inicialmente os profissionais que desejam aplicar ferramentas de gerenciamento em seus projetos.
Esta estrutura possui uma visão bastante diferenciada para profissionais que gerenciam projetos internos dentro de suas empresas pela constante avaliação do Business Case do projeto em relação ao mercado externo e quanto aos benefícios dos projetos para a empresa, o PMBOK ao contrário foca em e executar o projeto dentro do plano de projeto desenhado inicialmente, preocupando-se menos com avaliações do mercado externo do projeto.
Enfim, cabe ao Gerente de Projeto e sua equipe definir qual ferramenta é mais aplicável para o seu plano, porem a utilização das duas ferramentas pode nos dar o que há de melhor de cada estrutura a fim de desenvolver um projeto de extrema qualidade.


Boa Escolha!!!

A Arte da Comunicação em Projetos

Atualmente vivemos na era da informação e nunca a humanidade esteve tão conectada, e a velocidade das informações nunca foi tão grande, porém será que estar conectado, ter a nossas mãos, ao toque de nossos dedos, tudo que acontece no mundo é suficiente? Estar conectado e estar em comunicação são a mesma coisa?

Uma das definições de comunicação no dicionário é a “capacidade de entendimento entre as pessoas através do diálogo” nesta frase, “entendimento” é a palavra mais importante. Não basta transmitirmos uma mensagem, uma idéia a alguém, comunicar-se é garantir que a pessoa que recebeu a mensagem realmente a entendeu da forma como você a concebeu. Mensagens mal transmitidas ou “ruídos” no meio do caminho podem danificar o processo de comunicação e gerar problemas tão grandes quanto não se comunicar.

Segundo o PMI (Project Management Institute) os problemas de comunicação são os mais frequentes em projetos, logo cabe ao Gerente do Projeto e sua equipe implantar formas de comunicação adequadas a sua equipe e projeto a fim de que falhas relativas à comunicação sejam mitigadas ou até mesmo extintas. Mas como fazer isso? Como reduzir os ruídos de comunicação e também agilizar este processo a fim de buscar o sucesso em nossos projetos?

O primeiro passo é planejar o gerenciamento da comunicação em nosso projeto respondendo a questionamentos básicos:

  • QUEM necessita da informação?
            Temos de definir as pessoas (receptores) as quais iremos enviar as informações, identificando se os mesmos realmente necessitam saber de determinada informação.

  • QUAL informação?
            Devemos definir qual informação deverá ser repassada a cada receptor e o nível de detalhes desta informação

  • QUANDO será enviada?
Determinar a frequência de entrega da informação aos receptores

  • COMO será entregue?
            Devemos definir a forma de envio da informação (e-mails, relatórios, memorandos, reuniões, etc.).

  • POR QUEM será entregue?
Qual será a pessoa responsável pela obtenção e envio destas informações aos receptores.

  
O próximo passo é gerenciar estas comunicações, garantindo a correta criação, coleta, distribuição, armazenamento e recuperação destas informações, ou seja, gerenciar é executar as comunicações.
Outro ponto importante que deve ser trabalhado são as habilidades de comunicação do gerente de projeto e sua equipe, o qual deve possuir boas capacidades em comunicação verbal oral, verbal escrita e não verbal.

Na comunicação verbal oral (de pessoa para pessoa) devemos procurar fazer a pessoa sentir-se importante, demonstrar interesse na conversa (ser bom ouvinte) além de possuir boa postura corporal, tom de voz adequado e contato visual.

Já na comunicação verbal escrita deve-se buscar uma linguagem clara e objetiva, buscando definir adequadamente as idéias inerentes ao projeto.

No que diz respeito a comunicação não verbal devemos procurar “ler” os envolvidos na comunicação através de postura corporal, gestos, expressões faciais, etc. pois, muitas vezes esta linguagem não verbal diz muito sobre o que as pessoas pensam a respeito do projeto.

De acordo com Albert Meharabian, “o impacto total da comunicação é representado por: Palavras (7%) + Tom de Voz (38%) + Linguagem Corporal (55%)”.



E finalizando o Gerente de Projetos e sua equipe devem controlar as comunicações ao longo do projeto, garantindo com isso que as informações necessárias a cada parte envolvida sejam atendidas e principalmente compreendidas, pois com certeza isso nos ajudará a conduzir o projeto com menos percalços.

GERENTE DE PROJETOS: PROFISSIONAL INDISPENSÁVEL PARA SE SOBRESSAIR NA CRISE E PÓS CRISE

Nos últimos três anos nos deparamos com uma situação econômica extremamente complicada e difícil, onde tivemos que ver empresas fechando, perdendo clientes, diminuindo a produção e consequentemente necessitando demitir pessoas para tentar passar por esta tormenta.
Porém, parece que esta fase está passando e os próximos meses acenam com retomada das contratações. Esta manifestação positiva do mercado de trabalho, exige das empresas um posicionamento profissional para obter maiores ganhos com prazo e recursos menores. Para isto um profissional que tem papel importante nesta retomada é o Gerente de Projetos.
Necessitaremos retomar projetos engavetados ou interrompidos pela crise. E diante desta necessidade de executar os projetos com mais assertividade, com menos espaço para erros (devido a margens ainda baixas) e com ares de incerteza do mercado o gerente de projetos pode ajudar com sua visão estratégica e, principalmente, pelo forte censo de planejamento e visão de riscos.

O gerenciamento do projeto, deveria sem imprescindível em todos os projetos, mas principalmente diante desta situação que necessitamos nos reinventar e buscar o tempo perdido, ter um gerente de projetos dentro da equipe, ajuda na transição para conseguirmos gerenciar os projetos e principalmente nos preparamos para o futuro e tornamos nossas organizações mais fortes e com uma base de conhecimento mais sólida e constate para o mercado futuro. Muitas vezes nos fazemos as contas do salário de um gerente e a avaliação fria do valor nos desmotiva a contrata-lo, mas devemos ter em mente que é fácil quantificar o valor de se ter um profissional com estas características na equipe, mas quanto custa não ter esse profissional na equipe e termos gerais para o projeto.

Segundo a PMSURVEY conseguimos ter os seguintes benefícios com o gerenciamento de projetos
01 – Aumento com o comprometimento com objetivos e resultados;
02 – Melhoria de qualidade com os resultados do projeto;
03 – Minimização de riscos e problemas com o projeto;
04 – Redução dos custos relacionados com o projeto;
05 – Redução com o prazo de entrega;
06 – Aumento com o retorno sobre o investimento.
Podemos lembrar que a realidade de 3 anos atrás nos mostrava empresas que perdiam muito dinheiro, pois seus projetos eram gerenciados com a visão somente de final, sem se importar com o meio ou com o processo para chegar a este final, e em muitos casos a falta de planejamento e recursos transforma os projetos em falhos e profissionais em incapazes, devido a estes estarem de mãos atadas. Tudo isto gerou muitos prejuízos financeiros e de imagem para as empresas e agora, em épocas de crise, este dinheiro fez muita falta na hora de “apertar o cinto”.



Esta transição do mercado deverá iniciar em breve porem muitas empresas tem hoje equipes “desfalcadas” e por isso é importante nos prepararmos para a retomada, pois com certeza as empresas que olharem para a qualificação de suas equipes poderão ter menos dificuldades no início da retomada, visto que a “ansiedade” dos projetos será enorme, uma vez que teremos de recuperar os 3 anos de prejuízos. Mas se a visão de recuperação não for planejada, ela poderá demorar mais que o esperado, por isso a visão de planejamento e condução do projeto será importante para que os passos possam ser percorridos com eficiência e o retorno do negócio seja o esperado e evitar que possamos cometer erros como os do passados que fizeram muitas empresas perder dinheiro.

VÍDEO: FLUXO DE GERENCIAMENTO DE UM PROJETO


Video Fives


quinta-feira, 8 de junho de 2017

Porque se qualificar na crise?

Nos últimos meses aparentemente o mercado de trabalho começou a dar pequenos sinais de melhora, pode-se dizer que saímos da UTI, porém ainda somos um paciente doente dependendo de cuidados e principalmente atenção de todos para que possamos melhorar em definitivo.
Com essa aparente melhora do mercado de trabalho a tendência é de que as oportunidades e projetos comecem a surgir novamente e com isso o ressurgimento de vagas para nos recolocarmos, mudarmos de área ou buscar outros espaços dentro das nossas empresas visando nosso crescimento profissional. Diante deste cenário nada melhor do que estarmos preparados, para isso precisamos nos qualificar cada vez mais e buscar novos conhecimentos. Uma dica interessante são os cursos voltados para a áreas especificas.
A qualificação é uma estratégia interessante quando as oportunidades são muito escassas e difíceis de conseguir, visto a baixa demanda das empresas neste momento de crise.
Buscar aprimoramento e qualificação em áreas mais especificas ajuda a manter o conhecimento em alta e principalmente nos torna mais preparados para os grandes desafios que estão para acontecer com a retomada dos projetos engavetados.
Se tomarmos como exemplo a construção Civil, a qual foi muito atingida pela crise, tendo hoje uma quantidade acentuada de engenheiros, arquitetos e técnicos desempregados ou trabalhando fora de sua área por necessidade, podemos citar a qualificação em gerenciamento de projetos como sendo muito interessante e alinhada com as demandas deste seguimento de trabalho. A abordagem do conteúdo de gerenciamento de projetos apresenta grandes ganhos com sua aplicação nas rotinas de obras.
Esta área de conhecimento nos apresenta uma visão muito estratégica voltada para rotinas, ferramentas e técnicas, as quais podemos aplicar no nosso trabalho e ver nosso projeto caminhar com mais tranquilidade e dentro das premissas com nossos gestores esperam.
A área de gerenciamento dentro da construção nos dá oportunidade de trabalhamos com mais foco em temas pouco praticados em nossas rotinas de construção como a área de riscos, comunicações e partes envolvidas e obter através destas, retornos bem significativos na gestão dos nossos projetos.

Boas práticas na execução de obras


Diante de boas práticas que buscamos aplicar em nossas obras, como indicadores de desempenho, melhorias em processos, implantações de ERPs, sistemas de qualidade, etc., eventualmente nos deparamos com situações que prejudicam consideravelmente o andamento dos processos de execução, processos estes que acarretam perdas de tempo e recursos financeiros e muitas vezes afetam a qualidade de nosso produto final.
Se pensarmos por exemplo na orçamentação de uma obra, muitas vezes as empresas possuem um vasto conhecimento em custos e um grande banco de dados que permite a elaboração de orçamentos muito detalhados e bem precisos, entretanto tem dificuldades com princípios de planejamento que acabam prejudicando todo este trabalho com custos se convertendo em prejuízos.
Já durante o processo de execução da obra em si, em muitos casos necessitaremos realizar a contratação de empresas terceirizadas para executar algumas ou todas as fases do projeto, porém estas empresas muitas vezes contam com mão de obra com pouca experiência, equipes com baixa produtividade e principalmente poucos cuidados com qualidade o que acaba acarretando durante o processo de uma série de problemas e principalmente desgastes junto ao cliente.
Pensando em situações, e buscando evitar que o ótimo conhecimento de dentro do escritório atrite com o do canteiro de obras, elaboramos algumas dicas básicas que podem ajudar as empresas em seu processo e minimizar os riscos existentes no processo:
·         Entenda nos detalhes a estrutura de segurança do trabalho da obra em que irá atuar;
·         Conheça o clima da região. Exemplo: Em cidades do Norte, nordeste e centro oeste há períodos que quase não chove e em outros praticamente chove todo dia;
·         Entenda e busque informações sobre a produtividade de suas empresas terceirizadas, atualmente as mudanças do mercado retiram muito profissionais bons destas empresas e a produtividade da empresa fica afetada;
·         A partir destas informações defina a duração e os recurso para o seu planejamento de longo prazo (cronograma global) médio prazo (aproximadamente 1 mês) e seu planejamento de curto prazo (1 semana);
·         Crie uma linha de balanço para verificar se o número de profissionais está de acordo com a necessidade de cada frente de execução e acompanhe diariamente este número visando saber se o mesmo está de acordo com o informado pela empresa terceirizada;
·         A execução da obra é muito prejudicada quando chove, assim tenha sempre em seus planejamentos de trabalhos extras para estes dias;
·         Não deixe para fazer o controle de qualidade no final da obra ou só nos dias chuvosos. No final da obra há muitas pessoas trabalhando simultaneamente e a dificuldade de trabalho será maior. Qualidade se constrói desde o primeiro dia. É ilusão que para executar obra rápido precisa-se deixar a qualidade para o final. É possível fazer as duas coisas em paralelo;                                                                                           
·         Procure formalizar as entregas parciais dos serviços sempre que possível antes das empresas posteriores iniciarem os seus serviços, com isso evita-se divergências na hora de resolver pendências;
·         Não se comprometa com datas que não podem ser cumpridas, nessa hora jogue limpo e apresente o que você pode fazer. Desgastes de prometer e não cumprir são ruins para todos.

Aplicando algumas dicas como estas com certeza conseguimos obter ganhos como:
·         Melhor eficiência no gerenciamento e controle total da obra;
·         Estabilidade nas datas programadas x executadas;
·         Aumento da qualidade da obra e o resultado do produto final;
·         Facilidade no controle de custos junto as empresas terceirizadas;
·         Facilidade na aprovação de medições e faturamento de notas;
·         Diminuição de custos com retrabalho ou aumento de equipes devido a atrasos;
·         Melhoria da comunicação entre as empresas;
·         Redução de desgastes com o cliente final.

Como sempre um bom resultado de obras/projetos está intimamente ligado a um planejamento adequado. Por isso, vamos planejar!