POKA YOKE: SIMPLES E EFICIENTE

Em nossas atividades profissionais nos deparamos com situações, problemas, falhas ou defeitos ocorridos neste ou naquele processo ou até mesmo em nossa vida pessoal, a qual, quando aplicamos ideias simples, conseguimos resolver os mesmos e assim promover melhorias que por sua vez geram resultados positivos.

De forma simples o conhecimento não está somente na formação tradicional adquirida em cursos, mas também, no contato e experiencia do dia a dia com produtos ou processos. Assim, quando entendemos e estamos comprometidos com os mesmos, somos capazes de imaginar melhorias que poderão torná-los mais eficientes.

Como engenheiro civil, tive a oportunidade de ver em obra muito problemas executivos, serem resolvidos de forma simples e com praticamente zero reais investidos, através de ideias vindas da equipe de campo, a qual trabalhava diariamente com os processos ou produtos. Tais ideias, além de resolver problemas do dia a dia puderam ser replicadas para outras obras e situações, tornado os processos melhores.

Se olharmos bibliografias relativas a gestão de produção e controle de qualidade encontraremos diversas ferramentas, técnicas e sistemas de controle que buscam evitar falhas de produção. Entretanto a grande maioria delas demanda de uma estrutura mais robusta para execução, de um aporte elevado de capital financeiro, de um tempo longo para desenvolvimento, aplicação e consolidação, entre outras. Enfim, tais situações acabam se tornando difíceis de aplicar em um primeiro momento onde busca-se um resultado mais rápido a um custo relativamente baixo.

Pensando nessa linha, onde o objetivo é resolver problemas de forma simples, um conceito que se aplica muito bem é o do Poka Yoke (pocá-ioquê) a qual teve origem dentro da indústria Toyota em meados dos anos 60.

Mas o que é Poka Yoke?

Pode-se traduzir e definir Poka Yoke como um dispositivo ou sistema a prova de erros cuja função principal é prevenir falhas humanas inerentes da falta de atenção que possam resultar em defeitos nos produtos. Para aplicação de tal sistema parte-se do princípio de criação de artifícios físicos que evitem dupla interpretação ou situações onde este ou aquele processo executivo possa ser executado de mais de uma forma diferente podendo ocasionar falhas.

Se pensarmos em nosso dia-a-dia, por exemplo, veremos que estamos rodeados por situações onde o Poka Yoke se apresenta: nossos computadores, televisores, celulares, etc., possuem cabos de conexão (VGA, HDMI, carregadores, etc.) com conectores diferentes, os quais só podem ser inseridos nos  locais próprios para eles, ou seja, mesmo uma pessoa que não tenha muito conhecimento de eletrônica e tecnologia acabará por conectar os cabos certos no locais certos ou, na pior das hipóteses o equipamento não será ligado evitando uma falha de funcionamento ou queima do mesmo, ou seja, uma atitude simples de se usar conectores diferentes, evitou uma falha humana.

Figura 01 – Exemplo de Poka Yoke em linha de produção

Exemplo de Poka Yoke

Para que possamos entender de forma simples o que é Poka Yoke, compartilhamos um vídeo do Grande Mestre MÁRIO SÉRGIO CORTELLA, que traduz muito bem a aplicação o Poka Yoke.

Como usar o Poka Yoke corretamente?

Em um primeiro momento, antes de buscarmos aplicar o Poka Yoke, devemos avaliar as falhas que acontecem em nossa empresa, buscando identificar as mais recorrentes analisando as suas causas raiz. Dessa forma podemos avaliar se as mesmas têm origem humana ou são defeitos de produto. Só então começamos a buscar uma solução via algum tipo de Poka Yoke para evitar que tais falhas ou defeitos voltem a ocorrer, para tanto recomenda-se seguir a sequência lógica abaixo:

• Identificação da falha ou defeito: preferencialmente em conjunto com equipe executora, devemos identificar as falhas ou defeitos na produção.
• Análise e compreensão das falhas ou defeitos: cataloga-se e classifica-se as falhas e defeitos por tipos e graus de prioridade.
• Desenvolvimento de uma solução para o problema: neste estágio devemos nos questionar de formas como a falha poderia ser prevenida, evitada, de como poderíamos identificar previamente o defeito, desenvolvendo com isso uma solução simples e de baixo custo para o problema.
• Aplicação de testes (da solução adotada) na linha de produção: executa-se a solução adotada no processo produtivo e realiza-se teste de sua eficiência, buscando evitar que a falha seja transmitida para o próximo setor.
• Implantação definitiva da solução (caso a mesma seja eficiente: padroniza-se a solução adotada junto a empresa, incorporando a mesma ao processo.
• Registro documental do processo, gerando lições aprendidas para o futuro: registra-se as ações tomadas criando com isso um histórico de problemas x soluções que poderá ser útil no futuro em situações similares as enfrentadas.

Seguindo esta sequência de raciocínio e principalmente envolvendo a equipe no desenvolvimento da solução e na tomada de decisões com certeza consegue-se desenvolver um Poka Yoke simples, barato e adequado a realidade da empresa, gerando ganhos de ordem econômica, de qualidade e de tempo, gerando a satisfação dos clientes e porque não dizer da equipe também.

Enfim, com o Poka Yoke aprende-se que nem sempre os planos mais audaciosos, demorados e caros são necessários para resolução de problemas relativos a falhas, muitas vezes, soluções simples, como um ventilador, são mais baratas, ágeis e eficientes.

MAPAS MENTAIS: DO PESSOAL À GESTÃO

            Muitas vezes quando começamos a planejar ou tentar definir algo que pretendemos realizar e, estamos interagindo com as pessoas, muitas ideias são lançadas pela equipe envolvida e temos que tentar não perder nada proposto, todas as ideias são válidas, e tais sugestões podem fazer diferença na hora de estruturamos nosso planejamento. Nesse momento, com objetivo de que nossa equipe possa manter este senso criativo e proativo, mas sem perder a ligação com a ideia central, uma ótima ferramenta para interligar todos estes conceitos e ao mesmo tempo iniciar a estruturação do planejamento é a utilização de Mapas mentais.

De forma geral, podemos definir Mapa Mental como uma técnica de estudo representada sob a forma de diagrama, onde um determinado assunto é abordado em torno de uma ideia principal (questão central). Tal “diagrama” serve como base para iniciação de um planejamento, auxílio tanto para compreensão da ideia, solução de problemas e memorização mais fácil devido à natureza visual com que são apresentados.

Uma das principais características dos mapas mentais é justamente a apresentação dos assuntos de uma maneira simples, clara e objetiva, ramificando, relacionando os mesmos a outros assuntos que estão intimamente interligados, criando uma rede neural gráfica em torno da ideia central.

Se tomarmos a nós mesmos como exemplo, nosso cérebro automaticamente cria uma serie de correlações mentais que nos possibilitam lembrar de determinado assunto com maior facilidade devido as interconexões entre estes assuntos e suas similaridades. Trazendo tais correlações mentais para uma linguagem gráfica expressa no papel, temos os Mapas Mentais.

Onde usar?

Se pensarmos em nosso dia-a-dia, podemos utilizar Mapas Mentais em inúmeras situações tanto rotineiras quanto também profissionais, como por exemplo:

• Organizações de nossas atividades diárias;
• Criação de um plano de viagem;
• Planejamento preliminar de um negócio;
• Análise de oportunidades de mercado;
• Análise de um problema enfrentado;
• Memórias para estudo;
• Entre outras.

Como criar?

Criar um Mapa Mental é uma atividade relativamente simples, desde que as ideias e correlações sejam pensadas de forma organizada, prática e relevantes. Para isso, algumas dicas são importantes, tais como:

• Centralize na página sua ideia ou tópico principal;
• Ao redor da ideia principal comece a lançar as ideias, menções ou pensamento secundários;
• Lance, quando aplicável, ideias, menções ou pensamentos terciários conectados aos secundários e assim por diante até atingir um nível de clareza coerente;
• Sempre que necessário revise, acrescente ou retire tópicos de forma a deixar sua ideia central clara.

Benefícios dos Mapas Mentais

• Organização;
• Visão geral;
• Formato visual;
• Ajuda a promover a produtividade da equipe;
• Promove a comunicação;
• Estimula as ideias;
• Simplicidade;
• Estruturado. 

Mapas mentais x Gestão

Quando começamos a conceber as ideias iniciais de um projeto, a adoção, elaboração de um Mapa Mental para o mesmo é de grande valia para este planejamento prévio. Através do Mapa Mental do projeto conseguimos visualizar as principais fases, características e peculiaridades do projeto, o que posteriormente irá agilizar muito a elaboração do Plano de Projeto.

Entretanto, em um projeto o uso de tal ferramenta não se restringe apenas a fases iniciais de concepção do projeto, podemos adotá-la também em etapas executivas, (definindo atividades, insumos, equipes, sequencias de execução) como também em desenvolvimento de checklists de inspeção, planejamentos pessoais do dia-a-dia do projeto, como apoio na resolução de problemas e busca da melhoria contínua de processos entre outras atividades.

Enfim, embora o Mapa Mental seja uma técnica relativamente simples, não significa em nenhum momento que é desnecessária ou fácil, muito pelo contrário seja dentro de nosso cérebro ou via representações gráficas escritas ou virtuais, os Mapas Mentais estão presentes constantemente em nossa vida e a capacidade de elaboração e leitura correta dos mesmos é uma arte que demanda de persistência, treinamento e conhecimentos adquiridos ao longo de nosso caminho profissional, ou parafraseando nossa aclamada escritora Clarice Lispector: “Que ninguém se engane, só se consegue a simplicidade através de muito trabalho.”

Para aqueles que tem interesse em conhecer e usar esta ferramenta, segue link com 7 aplicativos para criação de mapas mentais:

http://www.mapamental.org/mapas-mentais/7-aplicativos-para-criacao-de-mapa-mental/

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