LAST PLANNER, O ULTIMO PLANEJADOR

Planejar e executar as atividades em um projeto e uma tarefa árdua e por muitas vezes complexa, rodeada de incertezas. Sequenciar as atividades, definir os recursos, a fim de conseguir elaborar nosso famoso cronograma, dispende de esforços significativos por parte da equipe, esforços estes que ocorrem tanto na concepção quanto no controle e nas inevitáveis revisões do plano traçado.

Mas bem, temos um cronograma e conseguimos ajustar ele dentro das necessidades do projeto e temos aprovação do cliente. Mesmo com tudo definido entre a equipe, porque será que muitas equipes ainda não conseguem utiliza-lo e segui-lo?

Executar e monitorar um cronograma é uma tarefa que geralmente é substituída pelos problemas ou prioridades emergenciais do dia a dia do projeto e com isso, em muitos casos, as equipes deixam o cronograma de lado e quando percebem, aquele grande papel impresso colado na parede com linhas horizontais coloridas não traduz mais a realidade do projeto.

Mas o que nos garante a aderência a este cronograma, o que nos indica, nos leva a ter convicção ou esperança de que nossas atividades cumprirão os prazos estipulados?

A resposta a essa pergunta, para alguns profissionais poderia ser fé!

Infelizmente nossos clientes não contratam empresas ou profissionais para trabalhar baseados apenas na fé. Devemos lembrar que nossos projetos, nossos empreendimentos devem ser tratados com profissionalismo, objetividade e dedicação, portanto, nos cercar de métodos, técnicas e ferramentas que ao mesmo tempo tenham aderência por parte da equipe e transformem essa esperança de sucesso em algo concreto e objetivo e que nos traga retorno, para que assim nosso planejamento se cumpra em sua grande e massiva maioria.

Pensando nessa objetividade, compromisso, usos de ferramentas estruturadas para controle de tempo e simultaneamente que garanta uma flexibilidade e agilidade de respostas, o Last Planner (último planejador) e um método de gestão de trabalhos e prazos, idealizado nos anos 90 por Glenn Ballard e Gregory Howell, que busca aumentar a eficiência, a assertividade das atividades a partir da de um processo de divisão e gestão das mesmas em 3 níveis de planejamentos:

 

Planejamento de longo prazo: Horizonte desenvolvido pela equipe estratégica compreendendo toda a duração do projeto. E utilizado para definição dos planejamentos de médio, curto prazo bem como para o controle geral da obra (cronograma macro) e seu objetivo é a identificação dos principais produtos a serem entregues e a definição da trajetória do projeto.

   

Planejamento de médio prazo: Normalmente varia entre 2 e 4 semanas, sendo elaborado após o de longo prazo e destinado as equipes estratégica e operacional do projeto. No Médio Prazo são criados estágios (períodos pré-determinados) onde se avaliam as restrições de projeto a serem removidas, para somente assim liberar as atividades para serem planejadas no curto prazo.

    

    

     
     Planejamento de curto prazo: Com período usual de 1 semana, e desenvolvido para ser usado em nível de entrega, ou seja, pelas equipes operacionais. No curto prazo a um planejamento das atividades liberadas no médio prazo de forma a coordenar as equipes e prazos executivos das mesmas.

 

Vantagens do Last Planner

- Controles divididos em partes menores e mais fáceis de serem gerenciadas;

- Há uma análise e controle de restrições que podem prejudicar o andamento das atividades;

- Responsabilidades são divididas e alinhadas com as equipes executoras;

- Possibilita ajustes progressivos e por sua vez melhoria contínua;

- Comunicação mais assertiva e transparente.

Desvantagens do Last Planner

- Maior burocratização inicial em relação aos processos tradicionais;

- Baixa aderências nas primeiras reuniões, o que acaba se alterando à medida que os resultados vão surgindo.

Cabe destacar que pesquisas e aplicações realizadas por Glenn Ballard, apon­taram que a aplicação do Last Planner, pode aumentar a produtividade de 10% a 40% com média de 30%.

DICAS:
Para ajudar na aplicação do Last Planner, o Livro Gestão de Projetos e Lean Construction: Uma abordagem prática e integrada, traz maiores detalhes desta ferramenta assim como um exemplo de aplicação e gráficos utilizados para controle e execução dos processos. 

Outra dica é o modelo CANVAS, que agrupa todos os controles em um único formato visual e objetivo ajudando na aplicação do Last Planner, associado com os conceitos visuais e transparência.

Bom planejamento a todos!!!