A Arte da Comunicação em Projetos

Atualmente vivemos na era da informação e nunca a humanidade esteve tão conectada, e a velocidade das informações nunca foi tão grande, porém será que estar conectado, ter a nossas mãos, ao toque de nossos dedos, tudo que acontece no mundo é suficiente? Estar conectado e estar em comunicação são a mesma coisa?

Uma das definições de comunicação no dicionário é a “capacidade de entendimento entre as pessoas através do diálogo” nesta frase, “entendimento” é a palavra mais importante. Não basta transmitirmos uma mensagem, uma idéia a alguém, comunicar-se é garantir que a pessoa que recebeu a mensagem realmente a entendeu da forma como você a concebeu. Mensagens mal transmitidas ou “ruídos” no meio do caminho podem danificar o processo de comunicação e gerar problemas tão grandes quanto não se comunicar.

Segundo o PMI (Project Management Institute) os problemas de comunicação são os mais frequentes em projetos, logo cabe ao Gerente do Projeto e sua equipe implantar formas de comunicação adequadas a sua equipe e projeto a fim de que falhas relativas à comunicação sejam mitigadas ou até mesmo extintas. Mas como fazer isso? Como reduzir os ruídos de comunicação e também agilizar este processo a fim de buscar o sucesso em nossos projetos?

O primeiro passo é planejar o gerenciamento da comunicação em nosso projeto respondendo a questionamentos básicos:

• QUEM necessita da informação?

            Temos de definir as pessoas (receptores) as quais iremos enviar as informações, identificando se os mesmos realmente necessitam saber de determinada informação.

• QUAL informação?

            Devemos definir qual informação deverá ser repassada a cada receptor e o nível de detalhes desta informação

• QUANDO será enviada?

Determinar a frequência de entrega da informação aos receptores

• COMO será entregue?

            Devemos definir a forma de envio da informação (e-mails, relatórios, memorandos, reuniões, etc.).

• POR QUEM será entregue?

Qual será a pessoa responsável pela obtenção e envio destas informações aos receptores.

  

O próximo passo é gerenciar estas comunicações, garantindo a correta criação, coleta, distribuição, armazenamento e recuperação destas informações, ou seja, gerenciar é executar as comunicações.

Outro ponto importante que deve ser trabalhado são as habilidades de comunicação do gerente de projeto e sua equipe, o qual deve possuir boas capacidades em comunicação verbal oral, verbal escrita e não verbal.

Na comunicação verbal oral (de pessoa para pessoa) devemos procurar fazer a pessoa sentir-se importante, demonstrar interesse na conversa (ser bom ouvinte) além de possuir boa postura corporal, tom de voz adequado e contato visual.

Já na comunicação verbal escrita deve-se buscar uma linguagem clara e objetiva, buscando definir adequadamente as idéias inerentes ao projeto.

No que diz respeito a comunicação não verbal devemos procurar “ler” os envolvidos na comunicação através de postura corporal, gestos, expressões faciais, etc. pois, muitas vezes esta linguagem não verbal diz muito sobre o que as pessoas pensam a respeito do projeto.

De acordo com Albert Meharabian, “o impacto total da comunicação é representado por: Palavras (7%) + Tom de Voz (38%) + Linguagem Corporal (55%)”.

E finalizando o Gerente de Projetos e sua equipe devem controlar as comunicações ao longo do projeto, garantindo com isso que as informações necessárias a cada parte envolvida sejam atendidas e principalmente compreendidas, pois com certeza isso nos ajudará a conduzir o projeto com menos percalços.

GERENTE DE PROJETOS: PROFISSIONAL INDISPENSÁVEL PARA SE SOBRESSAIR NA CRISE E PÓS CRISE

Nos últimos três anos nos deparamos com uma situação econômica extremamente complicada e difícil, onde tivemos que ver empresas fechando, perdendo clientes, diminuindo a produção e consequentemente necessitando demitir pessoas para tentar passar por esta tormenta.

Porém, parece que esta fase está passando e os próximos meses acenam com retomada das contratações. Esta manifestação positiva do mercado de trabalho, exige das empresas um posicionamento profissional para obter maiores ganhos com prazo e recursos menores. Para isto um profissional que tem papel importante nesta retomada é o Gerente de Projetos.

Necessitaremos retomar projetos engavetados ou interrompidos pela crise. E diante desta necessidade de executar os projetos com mais assertividade, com menos espaço para erros (devido a margens ainda baixas) e com ares de incerteza do mercado o gerente de projetos pode ajudar com sua visão estratégica e, principalmente, pelo forte censo de planejamento e visão de riscos.

O gerenciamento do projeto, deveria sem imprescindível em todos os projetos, mas principalmente diante desta situação que necessitamos nos reinventar e buscar o tempo perdido, ter um gerente de projetos dentro da equipe, ajuda na transição para conseguirmos gerenciar os projetos e principalmente nos preparamos para o futuro e tornamos nossas organizações mais fortes e com uma base de conhecimento mais sólida e constate para o mercado futuro. Muitas vezes nos fazemos as contas do salário de um gerente e a avaliação fria do valor nos desmotiva a contrata-lo, mas devemos ter em mente que é fácil quantificar o valor de se ter um profissional com estas características na equipe, mas quanto custa não ter esse profissional na equipe e termos gerais para o projeto.

Segundo a PMSURVEY conseguimos ter os seguintes benefícios com o gerenciamento de projetos

01 – Aumento com o comprometimento com objetivos e resultados;

02 – Melhoria de qualidade com os resultados do projeto;

03 – Minimização de riscos e problemas com o projeto;

04 – Redução dos custos relacionados com o projeto;

05 – Redução com o prazo de entrega;

06 – Aumento com o retorno sobre o investimento.

Podemos lembrar que a realidade de 3 anos atrás nos mostrava empresas que perdiam muito dinheiro, pois seus projetos eram gerenciados com a visão somente de final, sem se importar com o meio ou com o processo para chegar a este final, e em muitos casos a falta de planejamento e recursos transforma os projetos em falhos e profissionais em incapazes, devido a estes estarem de mãos atadas. Tudo isto gerou muitos prejuízos financeiros e de imagem para as empresas e agora, em épocas de crise, este dinheiro fez muita falta na hora de “apertar o cinto”.

Esta transição do mercado deverá iniciar em breve porem muitas empresas tem hoje equipes “desfalcadas” e por isso é importante nos prepararmos para a retomada, pois com certeza as empresas que olharem para a qualificação de suas equipes poderão ter menos dificuldades no início da retomada, visto que a “ansiedade” dos projetos será enorme, uma vez que teremos de recuperar os 3 anos de prejuízos. Mas se a visão de recuperação não for planejada, ela poderá demorar mais que o esperado, por isso a visão de planejamento e condução do projeto será importante para que os passos possam ser percorridos com eficiência e o retorno do negócio seja o esperado e evitar que possamos cometer erros como os do passados que fizeram muitas empresas perder dinheiro.

VÍDEO: FLUXO DE GERENCIAMENTO DE UM PROJETO